Все больше компаний решают переводить свои архивы на внеофисное хранение. Это удобно и практично, так освобождается место в офисе, а также повышается качество сохранности бумаг.

Попробуем разобраться, что такое профессиональное архивохранилище и как оно устроено.

Что такое архивохранилище?

Качественное и профессиональное архивохранилище – это помещение, специально построенное или полностью переоборудованное для размещения в нем документов на бумажных или других видах носителей.

Это помещение оснащено:

  • современной защитой от пожара – эффективной и чувствительной пожарной сигнализацией, а также современными средствами пожаротушения, подходящими именно для бумаг;
  • системой климат-контроля, которая обеспечивает необходимый уровень температуры, влажности и освещенности – идеальные условия, в которых должны храниться бумаги;
  • охранной сигнализацией, а также другими способами защиты данных, чтобы защитить документы от кражи и доступа посторонних лиц.

Как происходит хранение документов?

Хранение документов в архивохранилище – это не просто размещение их в специально отведенном помещении. Все происходит в несколько этапов:

  • все начинается с архивной обработки документов, которую выполняют профессионалы;
  • затем документы помещаются в папки и короба, которым присваиваются шифры (чтобы посторонние не знали, какие именно бумаги хранятся в той или иной ячейке и какой компании они принадлежат);
  • короба размещаются на металлических стеллажах, металл используется для того, чтобы защитить бумаги от насекомых, а короба в свою очередь оберегают от лишнего света;
  • если в процессе хранения представителю компании потребуется поработать с бумагами, их могут предоставить как в виде оригиналов, так и в копиях, при этом список лиц, имеющих доступ к документам, оговаривается заранее.

Более подробно с процедурой хранения можно ознакомиться на этой странице http://pga-spb.ru/hranenie_dokumentov.

Можно ли получить документы на время обратно?

Как уже было сказано, представители компании в любой момент могут получить доступ к своим бумагам. Для этого существует три опции:

  • сотрудники архивохранилища могут отправить копию нужного документа по факсу или электронной почте;
  • документ, папку или короб могут доставить вам в офис с помощью курьера архивохранилища или собственного курьера компании;
  • сотрудник компании может приехать в хранилище и на месте поработать с документами, для этого там предусмотрена специальная комната с полностью оборудованным рабочим местом.

Таким образом в любой момент вы можете получить возможность уточнить какие-то данные в тех бумагах, которые отправлены на внеофисное хранение.