Деятельность практически всех компаний связана с документооборотом. Приказы, накладные, договора, заявления – без них невозможно управлять предприятием, контролировать и прогнозировать его работу. И сделать эти процессы максимально эффективными позволяют системы электронного документооборота (СЭД).

СЭД – что это и почему они необходимы компаниям

Необходимый документ можно найти в один клик, архивирование материалов произвести за несколько секунд, мгновенно сформировать отчетность для налоговой инспекции. Еще несколько лет назад выполнение всех этих опций в подобном формате казалось нереальным. Сегодня, с появлением СЭД, так работают все успешные компании.

СЭД – программный продукт, позволяющий производить обработку и систематизацию документов любого предприятия в электронном виде. Его использование делает работу компаний более рентабельной, позволяет исключить из повседневных задач рутинные, затратные процессы:

  • ручной поиск необходимой документации;
  • архивирование материалов;
  • систематизация и сортировка документов для хранения.

Все эти процессы совершаются в электронном формате, сохраняя рабочее время сотрудников для выполнения их непосредственных служебных обязанностей. За счет этого электронный документооборот выводит деятельность компаний на более прибыльный уровень, повышает качество и скорость обслуживания клиентской базы. Увеличение доходов в первую очередь достигается за счет снижения текущих затрат. После успешного внедрения СЭД компании могут навсегда забыть о расходах на закупку бумаги и расходных материалов на распечатку документов, про затраты на их пересылку.

Как правильно внедрять электронный документооборот

Автоматизация документооборота не может быть произведена в одну минуту. На первом этапе все делопроизводство в компании необходимо подвести к единому стандарту, наладить и упорядочить обмен данными между отдельными подразделениями. В идеале подготовку для внедрения СЭД должны произвести квалифицированные специалисты, которые легко проведут оценку деятельности любой компании, укажут на очевидные проблемы и самые эффективные пути их устранения для функционирования электронного документооборота.

Процесс перехода на СЭД специалисты рекомендуют проводить планомерно, постепенно интегрируя в него все новые аспекты деятельности – внутренний документооборот, входящая корреспонденция, клиентская база, договора с партнерами, отчетность.